Το σύστημα EDI είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Περιγραφή, οδηγίες και αναφορές

EDI (ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων) σε μετάφραση απόΗ αγγλική σημαίνει "ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων". Πριν εμφανιστεί το καθεστώς αυτό, οι εμπορικές σχέσεις έχουν μακρά ανάπτυξη. Κάθε εταιρεία που έχει αποφασίσει να συμμετάσχει σε μια τέτοια μορφή αποστολής εγγράφων είναι σε θέση να συνεργαστεί με όλα τα μέλη του συστήματος. Για μια τέτοια διαδικασία, απαιτείται η εγκατάσταση της πύλης EDI στην επιχείρηση.

Ποιος είναι ο σκοπός αυτής της μορφής επικοινωνίας;

Το σύστημα EDI είναι σε θέση να ανταλλάξειπληροφορίες εμπορικού χαρακτήρα (παραγγελίες, παραδόσεις, μεταφορές χρημάτων κ.λπ.). Αυτό διευκολύνει την ταχεία συνεργασία μεταξύ των εταιρειών στον τομέα των εμπορικών σχέσεων. Η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων αναφέρεται σε καινοτόμες τεχνολογίες.

Πλεονεκτήματα του EDI

Το σύστημα παραγγελιών EDI έχει πολλά πλεονεκτήματα:

• Όλες οι ενέργειες εκτελούνται σε αυτόματο επίπεδο, χωρίς καθυστερήσεις και σφάλματα, σε αντίθεση με τη μη αυτόματη εισαγωγή εγγράφων.
• Η χρήση αυτοματοποιημένων διαδικασιών αυξάνει την ταχύτητα και την ακρίβεια της συλλογής των απαραίτητων στοιχείων και επιτρέπει στις εταιρείες να επικεντρωθούν στα μεγάλα ζητήματα και όχι για τη γραφειοκρατία.
• Οποιοσδήποτε πωλητής, προμηθευτής ή εταιρεία εφοδιαστικήςμόνο μία σύνδεση. Έτσι παρέχεται μια απεριόριστη ευκαιρία επικοινωνίας με ελάχιστο κόστος με όλους τους συμμετέχοντες. Ταυτόχρονα, δεν λαμβάνονται υπόψη τα λογιστικά τους συστήματα, ο κύκλος εργασιών των εγγράφων τους και το προσωπικό τους.
• Το σύστημα EDI μπορεί να επιλύσει διαφορέςπου ένας εταίρος ισχυρίζεται ότι η εντολή τους στάλθηκε και άλλος - ότι δεν την έλαβε. Αυτή η κατάσταση είναι κοινή. Σε αυτή την περίπτωση, το σύστημα καταγράφει όλες τις λειτουργίες και είναι σε θέση να παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με μια ενέργεια με την τεκμηρίωση. Αυτό συμβάλλει στην ταχεία επίλυση της σύγκρουσης.

Τι εγγυάται την αυθεντικότητα της τεκμηρίωσης;

Το EDI είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα ανταλλαγής δεδομένων. Στην Ευρώπη, το λογισμικό της είναι ο εγγυητής της αυθεντικότητας όλων των εγγράφων που διέρχονται από αυτήν. Οι πλαστογραφίες είναι αδύνατες. Εάν η φορολογική υπηρεσία ενδιαφέρεται για τις λεπτομέρειες ορισμένων εκθέσεων, συμπεριλαμβανομένου του δείκτη ΦΠΑ, τότε όλα τα δεδομένα μπορούν να εξαχθούν από το ηλεκτρονικό αρχείο του συστήματος. Το δικαίωμα διεξαγωγής συναλλαγών με έγγραφα σε ηλεκτρονική και όχι σε χαρτί μορφή καθορίζεται σε νομοθετικό επίπεδο.

Παράδειγμα υπολογισμού της αποτελεσματικότητας της χρήσης EDI

Ποιο είναι το επίπεδο αποτελεσματικότητας του συστήματος EDI; Τα παραδείγματα υπολογισμού χρησιμεύουν ως οπτική επιβεβαίωση.

Είναι εύκολο να διευκρινιστεί ποιος θα πρέπει να είναι ο αριθμός των διαφορετικών συμφωνιών ανταλλαγής από τους συμμετέχοντες σε μια συγκεκριμένη περίπτωση:

• Για έξι συμμετέχοντες, χρησιμοποιούνται οι ακόλουθοι υπολογισμοί: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• Για 100 συνεργαζόμενους ανθρώπους, ο υπολογισμός είναι: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

Καθώς ο αριθμός των συμμετεχόντων αυξάνεται, η αύξηση του αριθμού αυξάνεται εκθετικά.

Ο αριθμός των χρηστών είναι ίσος με τον αριθμόκάθε εταίρος ενεργεί σύμφωνα με ενιαίες διατάξεις και συνδέεται με μια κοινή πλατφόρμα. Στην περίπτωση αυτή, ο τρόπος σύνδεσης άλλων παρόχων δεν τον ενδιαφέρει καθόλου. Ο πάροχος EDI για τα πάντα είναι υπεύθυνος για τον εαυτό του λόγω μιας συγκεκριμένης τυποποίησης των μηνυμάτων.

Ας προχωρήσουμε στην ανάλυση της οικονομικής αποδοτικότητας. Για μια βάση θα πάρουμε ένα δίκτυο συναλλαγών που στέλνει 4000 παραγγελίες το μήνα. Η χειρωνακτική επεξεργασία παραγγελιών πραγματοποιείται σε μισή ώρα. Το ηλεκτρονικό σύστημα EDI μπορεί να το κάνει σε 5 λεπτά. Εάν η εμπορική οργάνωση έχει αρκετές χιλιάδες προμηθευτές, τότε ακόμη και μισή ώρα εξοικονόμησης χρόνου σε κάθε συνεργάτη δίνει ένα σημαντικό αποτέλεσμα.

Τι πιστεύουν οι ίδιοι οι χρήστες γι 'αυτόσυσκευή ως σύστημα EDI; Οι ηλεκτρονικές αναθεωρήσεις κυκλοφορίας εγγράφων επικροτούνται. Οι χρήστες υποστηρίζουν ότι το έργο του προγράμματος είναι σαφές και αδιάκοπο. Χωρίς ένα τέτοιο σύστημα, θα ήταν δύσκολο να διεξαχθεί επιχείρηση στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο, όπου κάθε λεπτό είναι ακριβό.

EDI Providers στη Ρωσία

Για παράδειγμα, η εμπορική μορφή του συστήματος στο δικό μαςείναι δυνατή λόγω του υπάρχοντος τοπικού προτύπου ανταλλαγής πληροφοριών σε ηλεκτρονικό επίπεδο της EANCOM. Υπάρχει επίσης μια παγκόσμια τοπική δομή πληροφοριών και οι πάροχοι υπηρεσιών που αναλαμβάνουν την υλοποίηση όλων των έργων ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων.

Το 2004, η επιτροπή τεχνολογίας ECR-Rus ήτανπραγματοποιήθηκε μια προσφορά, η οποία οδήγησε στην επιλογή των εταιρειών που έλαβαν το δικαίωμα παροχής υπηρεσιών για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων. Η επιτροπή προτίθεται να αυξήσει συνεχώς τον αριθμό των παρόχων. Το βασικό κριτήριο επιλογής είναι η τεχνολογική κινητικότητα στην υπηρεσία EDI, καθώς και η τιμή των υπηρεσιών που παρέχονται στους χρήστες.

Το κύριο καθήκον της ECR-Rus είναι η εφαρμογή τεχνολογιών του συστήματος EDI όχι μόνο στον τομέα των μεσαίων και μικρών επιχειρήσεων.

Η Επιτροπή συνάπτει συμφωνία με όλους τους φορείς παροχής υπηρεσιών, η οποία παρέχει τη δυνατότητα ελέγχου και υποστήριξης των βασικών προτύπων ποιότητας που έχει καθιερώσει η ECR-Rus.

Υποχρεώσεις των παρόχων

Οι πάροχοι συστημάτων EDI υποχρεούνται να υποβάλλουναναθέτουν τη δική του δομή πληροφορικής και παρέχουν στο χρήστη πρόσβαση σε κέντρο επεξεργασίας που έχει υψηλό επίπεδο απόδοσης και αξιοπιστίας. Οι υπηρεσίες του συστήματος θα πρέπει να είναι διαθέσιμες καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους και ανά πάσα στιγμή της ημέρας.

Σε αντίθεση με τη δομή πληροφορικής των περισσότερων εταιρειών,το κέντρο επεξεργασίας παρέχεται με αδιάλειπτη τροφοδοσία ρεύματος, πολυεπίπεδη προστασία κατά της πειρατείας, εγγυήσεις ασφάλειας πληροφοριών για τυχόν δυσλειτουργίες. Ο χρόνος για τον οποίο αποστέλλεται το έγγραφο από το ένα σημείο στο άλλο δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 10 λεπτά.

Ο πάροχος είναι υπεύθυνος για την ταχύτητα της υπηρεσίας,εγγυάται τη μετάδοση μηνυμάτων και τον έλεγχο σφαλμάτων σε αυτά. Στην περίπτωση αυτή, οι πάροχοι επικοινωνούν μέσω του Διαδικτύου και παρέχονται άμεσες επαφές μεταξύ χρηστών μέσω ενός δικτύου με πρόσθετη λειτουργία (VAN).

Η διαφορά μεταξύ του εγχώριου μοντέλου χρήσης του συστήματος από την Ευρωπαϊκή

Το EDI είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα ανταλλαγής δεδομένων. Πώς λειτουργεί αυτό το καθεστώς στη Ρωσία; Η χρήση του EDI στη χώρα μας είναι θεμελιωδώς διαφορετική από το ευρωπαϊκό και αμερικανικό μοντέλο. Στις χώρες αυτές, η μορφή εμφανίστηκε στη δεκαετία του 70 του περασμένου αιώνα, και εδώ εισήχθη 20 χρόνια αργότερα. Ως εκ τούτου, οι πάροχοι προσφέρουν διαφορετικά συστήματα σύνδεσης, τα οποία εξαρτώνται από το επίπεδο της πληροφορικής στην εταιρεία, τον αριθμό των εγγράφων που αποστέλλονται και τα εργαλεία επικοινωνίας. Αυτό επιτρέπει σε κάθε εταιρεία να λύσει τα προβλήματά της με τον καλύτερο τρόπο. Θα πρέπει να ενσωματώσετε το λογιστικό σας σύστημα και να γίνετε ιδιοκτήτης μιας διεπαφής ιστού που θα εξασφαλίσει την ανταλλαγή τεκμηρίωσης με τους επιχειρηματικούς εταίρους.

Διάφορα προβλήματα και τρόποι επίλυσής τουςνα αναλάβουν διαφορετικά επίπεδα σύνδεσης και συντήρησης. Οι πάροχοι στη χώρα μας εξυπηρετούν τόσο μεγάλες εταιρείες όσο και μικρούς συνεργάτες - προμηθευτές και πελάτες.

Στην αρχή, μερικές επιχειρήσεις μετόσο μεγάλος κύκλος εργασιών, ενδιαφέρονται τόσο για τη συνεργασία με τον πάροχο EDI, ώστε να του παράσχουν την πληρωμή των συναλλαγών των αντισυμβαλλομένων τους με δικά τους έξοδα ή να εισάγουν χαμηλή συνδρομή για τη χρήση του δικτύου.

Βασικές απαιτήσεις για τους παρόχους υπηρεσιών

Ο πελάτης καθορίζει τις απαιτήσεις του γραπτώςσυμφωνία. Υποδεικνύει τη διάρκεια της υπηρεσίας, την υποστήριξη, την απάντηση στο αίτημα του πελάτη και την εξάλειψη των βλαβών. Επίσης, καθορίζονται και άλλα σημαντικά σημεία.

Συνήθως, οι πάροχοι προσφέρουν διαφορετικά προγράμματα σύνδεσης στο σύστημα, καθώς και διάφορα τιμολόγια που εξαρτώνται από το επίπεδο των υπηρεσιών δικτύου.

Οι απαιτήσεις των πελατών μπορούν να είναι πολύ ευρύτερες από τις βασικές διατάξεις που έχουν θεσπιστεί από το ECR-Rus.

Για παράδειγμα, οι μεγάλες επιχειρήσεις χρειάζονται εγγυήσειςδιάρκεια επεξεργασίας και παράδοσης μηνυμάτων, τα οποία δεν υπολογίζονται σε λεπτά, αλλά σε δευτερόλεπτα. Θεωρείται ότι ένα μήνυμα θα σταλεί όχι περισσότερο από 10-20 δευτερόλεπτα.

Οι βασικές απαιτήσεις για τις υπηρεσίες των παρόχων περιλαμβάνουν:

• υποστήριξη για όλους τους τύπους μεταφοράς ·
• χαμηλό συνολικό κόστος ιδιοκτησίας ·
• ασφάλεια σύνδεσης
• διαλειτουργικότητα με τους εταίρους ·
• απλότητα εγκατάστασης και διαμόρφωσης.
• Έλεγχος των διαβιβαζόμενων εγγράφων μέσω του δικτύου.
• Μετάφραση του εγγράφου από τη μία μορφή στην άλλη.
• γρήγορη σύνδεση επιχειρηματικών εταίρων
• εντοπισμός και ανάπτυξη του λογισμικού EDI.
• συμβουλευτικές υπηρεσίες, εκπαίδευση και ανάπτυξη λύσεων στο σύστημα.
• τεχνική υποστήριξη των χρηστών.

Βαθμός κινδύνου κατά τη χρήση του συστήματος

Ακόμη και με έναν αξιόπιστο πάροχο υπηρεσιών EDI, είναι δυνατές κάποιες εσωτερικές αλλαγές. Για παράδειγμα, πολλές ρωσικές εταιρείες χρησιμοποιούν εσωτερικούς κωδικούς χωρίς να καταφύγουν σε κώδικα GLN.

Πριν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το EDI, πρέπει να τα λάβετεκωδικούς και να τις εισάγετε στο σύστημα. Ο κίνδυνος εφαρμογής του EDI εξαρτάται από το επίπεδο της πληροφορικής. Με την απενεργοποίηση της αυτοματοποίησης, η απειλή θα προέλθει από την έλλειψη ενός κανονικού λογιστικού συστήματος.

Οι κίνδυνοι των εμπόρων λιανικής πώλησης των μεγάλων εταιρειών συνδέονται μεκακή ανάπτυξη της αγοράς EDI. Το φρενάρισμα της ανάπτυξης είναι η νομοθεσία, παρά το γεγονός ότι εγκρίθηκε ο νόμος για την ηλεκτρονική υπογραφή. Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στη Ρωσία υποχρεούνται να αρχειοθετούν όλα τα έγγραφα που εκδίδονται σε χαρτί. Οι εταίροι από τις περιφέρειες φοβούνται την ηλεκτρονική μορφή της επιχειρηματικής δραστηριότητας και την αρνούνται, χωρίς να υποβάλλουν στον έμπορο λιανικής πώλησης.

Κόστος EDI

Όσον αφορά το κόστος, το σύστημα EDI δεν μπορείνα είναι ακριβή για τους χρήστες, δεδομένου ότι έχει σχεδιαστεί για τη βελτιστοποίηση του κόστους εφοδιαστικής. Ωστόσο, για τις μικρές επιχειρήσεις, μια τέτοια τεχνολογία μπορεί να φαίνεται αδιανόητη, εάν δεν χρησιμοποιούνται για συνεργασία με τις ΤΠ, η επιχειρηματική τους δραστηριότητα δεν διαφέρει. Είναι απίθανο οι επιχειρήσεις αυτές να λαμβάνουν χρηματικά οφέλη όταν χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά συστήματα ανταλλαγής εγγράφων.

Τι περιλαμβάνεται στην υποδομή;

Η υποδομή περιλαμβάνει dial-up, καλωδιακές γραμμές,δικτύου. Το Διαδίκτυο στην ανάπτυξη της ηλεκτρονικής σφαίρας έχει προσφέρει πολλά ανοικτά δίκτυα (BITNET, κλπ.) Και ενδοεταιρικά εξειδικευμένα δίκτυα (EDI-Express General Electric, δίκτυο ανταλλαγής πληροφοριών IBM). Διασταυρούμενο δίκτυο Backbone, το οποίο διέφερε σε ταχύτητα ύψους.

Σχέδιο μετάδοσης

Η μεταφορά πραγματοποιείται μέσω συνδέσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Telnet και HTTP. Τα άλλα κοινά πρωτόκολλα είναι SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

EDI ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορείνα παρέχουν συναλλαγές και χωρίς τη χρήση γενικώς αποδεκτών πρωτοκόλλων. Στις ευρωπαϊκές χώρες, τα VPN (Virtual Private Network), το FTP (Πρωτόκολλο μεταφοράς αρχείων) και το EDIINT (EDI μέσω Διαδικτύου), καθώς και τα δίκτυα με πρόσθετα δίκτυα VAN (δίκτυα προστιθέμενης αξίας) έχουν καταστεί απευθείας συνδέσεις.

Επίσης, έχουν δημιουργηθεί δύο πρότυπα: το AS1, το οποίο επιτρέπει τη μετάδοση των εγγράφων EDI μέσω του πρωτοκόλλου SMTP (e-mail), του προτύπου AS2, το οποίο χρησιμοποιείται για μετάδοση μέσω HTTP.

Βασικές αρχές χρήσης του EDI στο Διαδίκτυο μέσω των προτύπων AS1 και AS2:

• το απόρρητο των πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένα άτομα - τη δυνατότητα ανάγνωσης των εγγράφων μόνο από τον αποστολέα και τον παραλήπτη ·
• εξασφάλιση γνησιότητας - έλεγχος ταυτότητας μέσω επαλήθευσης ηλεκτρονικής υπογραφής ·
• η αυθεντικότητα του εγγράφου - η αδυναμία αλλαγής του περιεχομένου του χωρίς τη συμμετοχή του παραλήπτη ·
• αξιόπιστη ειδοποίηση - την αδυναμία απόρριψης του ληφθέντος μηνύματος.

Βασικά στοιχεία XML

Η ταχεία ανάπτυξη του Διαδικτύου έχει εμπλέξει τα πάντα στο δίκτυο.περισσότερους χρήστες. Οι απαιτήσεις για την κοινή χρήση εγγράφων μέσω του Διαδικτύου έχουν αυξηθεί. Το πρωτόκολλο HTML έχει σταματήσει να ικανοποιεί τα αιτήματα πολλών συμμετεχόντων.

Πώς τροποποιήθηκε το σύστημα; Το XML EDI εγκρίθηκε στις αρχές του 1998 από τον διεθνή οργανισμό W3C ως νέα προδιαγραφή.

Η XML (Extensible Markup Language) έγινε η βάση για τη δημιουργία νέων γλωσσών. Υπάρχουν επίσης πολλοί διακομιστές Web που χρησιμοποιούν τεχνολογία XML για να οργανώσουν τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε αυτές.

Η XML μπορεί να περιγράψει ολόκληρη την τάξη.τα αντικείμενα δεδομένων, τα οποία έλαβαν το όνομα των εγγράφων που επικεντρώθηκαν σε μια συγκεκριμένη θεματική περιοχή. Το σύστημα καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό του κατά πόσον επιτρέπεται η πληκτρολόγηση ετικετών και των χαρακτηριστικών τους.

Η XML επέτρεψε την προσέλκυση στην ηλεκτρονική αγοράπελάτες μεσαίων και μικρών επιχειρήσεων. Τα υπάρχοντα συστήματα EDI στον σύγχρονο κόσμο είναι ακριβά (από 10.000 έως 100.000 χιλιάδες δολάρια). Πολλές μικρές εταιρείες απλά δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά.

Απόδοση και Πρότυπα

Αυτό το επίπεδο περιλαμβάνει τον ορισμό της δομής.δεδομένων μέσω σύνταξης και σημασιολογίας. Ένα σημαντικό ζήτημα είναι η δημιουργία προτύπων στη δομή δεδομένων χρησιμοποιώντας τα γνωστά πρότυπα ANSI X.12 που χρησιμοποιούνται στις Ηνωμένες Πολιτείες, UNECE EDIFACT, που χρησιμοποιούνται στην Ευρώπη και την Ασία.

</ p>>